ISO 9001: 2008, antara IDENTITAS dan KUALITAS


Akhir-akhir ini, makin sering kita temui istilah “ISO 9001: 2008” tertulis di mana-mana, mulai kemasan produk makanan, ataupun pada poster dan pigura menghiasi tempat-tempat tertentu. ISO 9001 sampai saat ini masih banyak diartikan sebagai sertifikasi jaminan mutu dari suatu produk. Semakin hari, semakin banyak perusahaan-perusahaan yang memakai istilah ISO 9001 ini. Bahkan, beberapa lembaga pendidikan dan pelayanan masyarakat pun mulai ikut menerapkan ISO 9001 dalam manajemennya. Sama halnya dengan produk, layanan jasa lembaga pendidikan dan pelayanan masyarakat yang ber-“ISO 9001” dicitrakan memiliki jaminan mutu yang lebih pada pelayanan jasanya. Secara umum, adanya ISO 9001 dapat meningkatkan Citra identitas organisasi yang menerapkannya.

Pada beberapa lembaga pelayanan seperti UUD PMI Jember dan perpustakaan UNEJ yang menerapkan ISO 9001:2008, perbedaan dalam mutu pelayanan yang terstandarisasi dan ketat akan sangat terasa dibanding lembaga pelayanan yang lain. Di kedua tempat tersebut, akan kita temui banyak hal berkaitan dengan pelayanan yang memuaskan, mulai sarana dan prasarana lengkap, poster-poster informasi, media hiburan seperti koran dan televisi, dan yang paling khas yaitu terdapat kotak saran untuk konsumen. Dibandingkan dengan lembaga pelayanan, makna ISO 9001 sebagai bentuk “jaminan mutu” pada lembaga pendidikan lebih samar dan kurang bisa dirasakan oleh konsumennya,  terutama siswa atau mahasiswa.  

Apabila dikaitkan dengan lembaga pendidikan, maka makna ISO sebagai International ‘Standard’ Operation mungkin tidaklah jauh berbeda dengan standar- standarisasi lainnya seperti SNI (Standar Nasional Indonesia), SSN (Sekolah ‘Standar’ Nasional), RSBI (Rintisan Sekolah Berstandar  Internasional), dan sebagainya, yang tentu saja membawa kebanggaan tersendiri bagi sekolah yang menyandangnya. Bagaimanapun, penerapan ISO 9001 pada lembaga pendidikan terutama harus dipertimbangkan pada peningkatan kualitas pendidikan siswa, bukannya untuk peningkatan citra ataupun kualitas manajemen lembaga belaka. Jika tidak, ‘mungkin’ saja penerapan ISO 9001 di tubuh lembaga pendidikan akan menambah hal-hal rumit berkaitan dengan aturan serta proses administrasi dan manajemen yang justru mempersulit siswa dan berujung  pada menurunnya kualitas pendidikan.

Apa itu ISO 9001?
        ISO 9001 sebenarnya adalah suatu standar internasional yang berisi syarat-syarat (requirements) yang harus dipenuhi berkaitan dengan  kualitas sistem manajemen satu organisasi  atau organization’s quality management system (QMS). Sering pula terdengar beberapa organisasi yang menggunakan istilah “Tersertifikasi ISO 9000” ataupun “ISO 9000-compliant QMS”, sebagai klaim bahwa mereka memiliki QMS yang telah memenuhi syarat sesuai standar ISO 9001. Jadi, sertifikasi ISO 9001 hanya menunjukkan bahwa QMS  suatu organisasi telah memenuhi syarat sesuai standar ISO saja. ISO 9001 tidak  memuat spesifikasi rinci mengenai satu produk atau jasa, melainkan persyaratan dengan cangkupan yang luas terkait kualitas manajemen dan segala hal demi memperoleh  kepuasan pelanggan secara konsisten.
               
Implementasi ISO 9001 di tubuh FMIPA UNEJ
Cukup lama waktu berlalu sejak administrasi akademik fakultas MIPA ini menyandang status sertifikasi ISO 9001:2008. Tampak skema manajemen mutu  ISO 9001: 2008 terpampang lebar di depan ruang subbagian pendidikan. Di koridor kantor dekanat, berdiri tegak poster ISO 9001:2008; Kedua penanda itu dipampang tidak lain demi menunjukkan identitas ISO administrasi akademik fakultas. Sejauh ini, baru fakultas MIPA saja yang menyandang identitas ISO ini.

Sejak awal, administrasi akademik fakultas MIPA atau sebut saja QMS (Quality Management Service) FMIPA telah memenuhi persyaratan dan standarisasi ISO 9001: 2008. Namun, bukan berarti fakultas lainnya tidak memenuhi persyaratan dan standar ISO ini. Manajer Representatif ISO 9001: 2008 FMIPA UNEJ, Bapak Siswanto, menyampaikan bahwa pengurusan sertifikasi untuk ISO tidaklah mudah, dibutuhkan banyak dokumen yang harus diajukan untuk memperoleh sertifikasi ISO ini. Jadi, dapat dipahami mengapa tidak semua fakultas (bahkan baru fakultas ini saja) memiliki status ISO 9001. Deskripsi ISO 9001: 2008 pada tubuh lembaga pendidikan sendiri sebenarnya kurang tepat. “Pada prinsipnya sama, namun untuk pendidikan lebih detail dan ada tersendiri.” Ujar Pria yang juga menjabat sebagai Pembantu Dekan I  Fakultas MIPA itu.

Pak Siswanto juga menambahkan bahwa ISO baginya sangatlah penting diterapkan di fakultas ini. Standarisasi ISO diperlukan supaya administrasi akademik  FMIPA bisa lebih teratur, terstruktur, dan terutama agar pelayanan administrasi akademik bisa lebih memuaskan dan memudahkan mahasiswa. Selanjutnya, beliau juga telah mengoordinasi para staf khususnya bagian administrasi agar bekerja dengan  baik dan sesuai standar, misalnya saja dalam hal pembuatan surat untuk kepentingan mahasiswa harus selesai dalam waktu satu hari. Namun, beliau maklum jika realitanya tidak sesuai dengan yang diharapkan mahasiswa. Bapak Siswanto berpendapat bahwa penerapan ISO di organisasi swasta mungkin lebih ketat dibandingkan penerapan ISO pada lembaga negara yang dihuni para pegawai negeri. Pada pelaksanaannya, keberhasilan penerapan ISO ini kembali pada komitmen masing-masing staf (dosen dan bagian administrasi) untuk menjalankannya.

Di samping menerapkan syarat dan standarisasi manajemen mutu, ISO juga berperan dalam hal kontrol manajemen dan kualitas pelayanan. Mahasiswa berhak menyatakan keluhan dan sarannya atas ketidaknyamanan yang dialaminya. Misalnya, mahasiswa  harus memberikan penilaiannya terhadap dosen mata kuliah yang baru saja ditempuhnya pemrograman KRS. Selaku manajer representatif, pria yang lebih akrab dipanggil Pak Sis ini berjanji bahwa penerapan ISO tidak akan menyusahkan mahasiswa berkaitan dengan aturan serta proses administrasi dan manajemen. Tidak lupa, bapak Siswanto menjelaskan bahwa ISO pun memuat aturan-aturan yang harus dipatuhi mahasiswa (misalnya dilarang bekerja di laboratorium sendirian pada malam hari). Pada akhirnya, penerapan ISO 9001:2008 pada administrasi akademik fakultas ini, ditujukan untuk mempermudah mahasiswa dalam mengurus dan melaksanakan kegiatan akademiknya.

Biaya audit dan sertifikasi ISO 9001:2008 tidaklah murah. Saat disinggung mengenai hal tersebut, dengan santai Pak Siswanto menyebutkan angka 10 juta. Biaya sertifikasi, audit, dan pengurusan ISO FMIPA sepenuhnya dibebankan kepada pihak universitas, sehingga tidak melibatkan dana dari fakultas. Tahun ini, pihak fakultas telah mengajukan dokumen untuk perpanjangan sertifikasi ISO 9001-nya, namun sampai saat wawancara ALPHA dengan bapak Siswanto berlangsung, pihak fakultas belum mendapatkan jawaban pasti dari lembaga pemberi sertifikasi ISO yang bersangkutan.

Sebagai mahasiswa, kita diharapkan mendukung suksesnya penerapan ISO 9001:2008 di FMIPA ini. Beberapa mekanisme penerapan standar ISO, seperti penilaian dosen saat pemrograman KRS mungkin terasa mengganggu. Akan tetapi, semua itu dilakukan universitas demi meningkatkan pelayanannya terhadap mahasiswa. Kita sebagai konsumen dituntut aktif dan kritis apabila merasa tidak puas atau dirugikan atas pelayanan administrasi akademik di fakultas ini. Caranya, dengan menyampaikan permasalahan kita kepada manajemen representatif. [Jaka]

About the author

Admin
Donec non enim in turpis pulvinar facilisis. Ut felis. Praesent dapibus, neque id cursus faucibus. Aenean fermentum, eget tincidunt.

0 komentar:

Copyright © 2013 LPMM ALPHA and Blogger Themes.