Akhir-akhir ini, makin sering kita temui istilah “ISO
9001: 2008” tertulis di mana-mana, mulai kemasan produk makanan, ataupun pada
poster dan pigura menghiasi tempat-tempat tertentu. ISO 9001 sampai saat ini masih
banyak diartikan sebagai sertifikasi jaminan mutu dari suatu produk. Semakin
hari, semakin banyak perusahaan-perusahaan yang memakai istilah ISO 9001 ini. Bahkan,
beberapa lembaga pendidikan dan pelayanan masyarakat pun mulai ikut menerapkan
ISO 9001 dalam manajemennya. Sama halnya dengan produk, layanan jasa lembaga
pendidikan dan pelayanan masyarakat yang ber-“ISO 9001” dicitrakan memiliki jaminan
mutu yang lebih pada pelayanan jasanya. Secara umum, adanya ISO 9001 dapat
meningkatkan Citra identitas organisasi yang menerapkannya.
Pada beberapa lembaga pelayanan seperti UUD PMI Jember
dan perpustakaan UNEJ yang menerapkan ISO 9001:2008, perbedaan dalam mutu
pelayanan yang terstandarisasi dan ketat akan sangat terasa dibanding lembaga
pelayanan yang lain. Di kedua tempat tersebut, akan kita temui banyak hal
berkaitan dengan pelayanan yang memuaskan, mulai sarana dan prasarana lengkap,
poster-poster informasi, media hiburan seperti koran dan televisi, dan yang
paling khas yaitu terdapat kotak saran untuk konsumen. Dibandingkan dengan
lembaga pelayanan, makna ISO 9001 sebagai bentuk “jaminan mutu” pada lembaga
pendidikan lebih samar dan kurang bisa dirasakan oleh konsumennya, terutama siswa atau mahasiswa.
Apabila dikaitkan dengan lembaga pendidikan, maka
makna ISO sebagai International ‘Standard’ Operation mungkin tidaklah jauh
berbeda dengan standar- standarisasi lainnya seperti SNI (Standar Nasional
Indonesia), SSN (Sekolah ‘Standar’ Nasional), RSBI (Rintisan Sekolah Berstandar
Internasional), dan sebagainya, yang
tentu saja membawa kebanggaan tersendiri bagi sekolah yang menyandangnya.
Bagaimanapun, penerapan ISO 9001 pada lembaga pendidikan terutama harus dipertimbangkan
pada peningkatan kualitas pendidikan siswa, bukannya untuk peningkatan citra
ataupun kualitas manajemen lembaga belaka. Jika tidak, ‘mungkin’ saja penerapan
ISO 9001 di tubuh lembaga pendidikan akan menambah hal-hal rumit berkaitan
dengan aturan serta proses administrasi dan manajemen yang justru mempersulit
siswa dan berujung pada menurunnya
kualitas pendidikan.
Apa itu ISO 9001?
ISO 9001 sebenarnya adalah suatu standar internasional yang berisi syarat-syarat (requirements) yang harus dipenuhi berkaitan dengan kualitas
sistem manajemen satu organisasi atau organization’s quality management system (QMS). Sering pula terdengar beberapa organisasi yang
menggunakan istilah “Tersertifikasi ISO 9000” ataupun “ISO 9000-compliant QMS”,
sebagai klaim bahwa mereka memiliki QMS yang telah memenuhi syarat sesuai
standar ISO 9001. Jadi, sertifikasi ISO 9001 hanya menunjukkan bahwa QMS suatu organisasi telah memenuhi syarat sesuai
standar ISO saja. ISO 9001 tidak memuat
spesifikasi rinci mengenai satu produk atau jasa, melainkan persyaratan dengan
cangkupan yang luas terkait kualitas manajemen dan segala hal demi memperoleh kepuasan pelanggan secara konsisten.
Implementasi ISO 9001 di tubuh FMIPA UNEJ
Cukup lama waktu berlalu sejak administrasi akademik fakultas
MIPA ini menyandang status sertifikasi ISO 9001:2008. Tampak skema manajemen
mutu ISO 9001: 2008 terpampang lebar di depan ruang subbagian pendidikan. Di koridor
kantor dekanat, berdiri tegak poster ISO 9001:2008; Kedua penanda itu dipampang
tidak lain demi menunjukkan identitas ISO administrasi akademik fakultas. Sejauh
ini, baru fakultas MIPA saja yang menyandang identitas ISO ini.
Sejak awal, administrasi akademik fakultas MIPA atau
sebut saja QMS (Quality Management
Service) FMIPA telah memenuhi persyaratan dan standarisasi ISO 9001: 2008.
Namun, bukan berarti fakultas lainnya tidak memenuhi persyaratan dan standar
ISO ini. Manajer Representatif ISO 9001: 2008 FMIPA UNEJ, Bapak Siswanto, menyampaikan bahwa pengurusan sertifikasi untuk ISO tidaklah
mudah, dibutuhkan banyak dokumen yang harus diajukan untuk memperoleh
sertifikasi ISO ini. Jadi, dapat dipahami mengapa tidak semua fakultas (bahkan
baru fakultas ini saja) memiliki status ISO 9001. Deskripsi ISO 9001: 2008 pada
tubuh lembaga pendidikan sendiri sebenarnya kurang tepat. “Pada prinsipnya
sama, namun untuk pendidikan lebih detail dan ada tersendiri.” Ujar Pria yang
juga menjabat sebagai Pembantu Dekan I Fakultas
MIPA itu.
Pak Siswanto juga menambahkan bahwa ISO baginya sangatlah penting diterapkan di
fakultas ini. Standarisasi ISO diperlukan supaya administrasi akademik FMIPA bisa lebih teratur, terstruktur, dan
terutama agar pelayanan administrasi akademik bisa lebih memuaskan dan
memudahkan mahasiswa. Selanjutnya, beliau juga telah mengoordinasi para staf
khususnya bagian administrasi agar bekerja dengan baik dan sesuai standar, misalnya saja dalam
hal pembuatan surat untuk kepentingan mahasiswa harus selesai dalam waktu satu
hari. Namun, beliau maklum jika realitanya tidak sesuai dengan yang diharapkan
mahasiswa. Bapak Siswanto berpendapat bahwa penerapan ISO di organisasi swasta
mungkin lebih ketat dibandingkan penerapan ISO pada lembaga negara yang dihuni
para pegawai negeri. Pada pelaksanaannya, keberhasilan penerapan ISO ini kembali
pada komitmen masing-masing staf (dosen dan bagian administrasi) untuk
menjalankannya.
Di samping menerapkan syarat dan standarisasi
manajemen mutu, ISO juga berperan dalam hal kontrol manajemen dan kualitas
pelayanan. Mahasiswa berhak menyatakan keluhan dan sarannya atas
ketidaknyamanan yang dialaminya. Misalnya, mahasiswa harus memberikan penilaiannya terhadap dosen
mata kuliah yang baru saja ditempuhnya pemrograman KRS. Selaku manajer
representatif, pria yang lebih akrab dipanggil Pak Sis ini berjanji bahwa penerapan
ISO tidak akan menyusahkan mahasiswa berkaitan dengan aturan serta proses
administrasi dan manajemen. Tidak lupa, bapak Siswanto menjelaskan bahwa ISO
pun memuat aturan-aturan yang harus dipatuhi mahasiswa (misalnya dilarang
bekerja di laboratorium sendirian pada malam hari). Pada akhirnya, penerapan
ISO 9001:2008 pada administrasi akademik fakultas ini, ditujukan untuk
mempermudah mahasiswa dalam mengurus dan melaksanakan kegiatan akademiknya.
Biaya audit dan sertifikasi ISO 9001:2008 tidaklah
murah. Saat disinggung mengenai hal tersebut, dengan santai Pak Siswanto
menyebutkan angka 10 juta. Biaya sertifikasi, audit, dan pengurusan ISO FMIPA
sepenuhnya dibebankan kepada pihak universitas, sehingga tidak melibatkan dana
dari fakultas. Tahun ini, pihak fakultas telah mengajukan dokumen untuk
perpanjangan sertifikasi ISO 9001-nya, namun sampai saat wawancara ALPHA dengan
bapak Siswanto berlangsung, pihak fakultas belum mendapatkan jawaban pasti dari
lembaga pemberi sertifikasi ISO yang bersangkutan.
Sebagai mahasiswa, kita diharapkan mendukung suksesnya
penerapan ISO 9001:2008 di FMIPA ini. Beberapa mekanisme penerapan standar ISO,
seperti penilaian dosen saat pemrograman KRS mungkin terasa mengganggu. Akan
tetapi, semua itu dilakukan universitas demi meningkatkan pelayanannya terhadap
mahasiswa. Kita sebagai konsumen dituntut aktif dan kritis apabila merasa tidak
puas atau dirugikan atas pelayanan administrasi akademik di fakultas ini.
Caranya, dengan menyampaikan permasalahan kita kepada manajemen representatif.
[Jaka]
Komentar
Posting Komentar